Cartographie SI sur Excel: quand faut-il passer à autre chose ?
Excel est un bon point de départ pour inventorier son SI. Voici les signaux qui montrent qu'il faut passer à une source de vérité plus exploitable.
Excel n'est pas le problème.
Le problème commence quand le fichier devient la seule mémoire du SI, sans gouvernance claire, sans owner fiable et sans moyen simple de voir les dépendances.
Dans beaucoup de PME et d'ETI, l'inventaire commence avec un fichier partagé: Applications.xlsx, Cartographie_SI_v12.xlsx, parfois plusieurs versions sur Teams ou SharePoint. Au départ, cela suffit. Puis le DSI doit répondre à une question simple:
Si Sage 100 est indisponible, quelles applications et quels métiers sont impactés ?
Si la réponse demande 45 minutes de filtres, de souvenirs et de vérifications croisées, Excel ne porte plus une cartographie SI. Il porte un risque.
En résumé
Excel est utile pour démarrer un inventaire SI. Il devient insuffisant quand vous devez maintenir 60 à 120 applications, partager la mise à jour, identifier les owners et visualiser les dépendances. Le bon sujet n'est pas de remplacer Excel pour remplacer Excel: c'est de transformer un inventaire existant en source de vérité exploitable.
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Ce qu'Excel fait très bien au départ#
Pour un premier inventaire, Excel reste souvent le meilleur outil de départ.
Excel suffit encore si votre inventaire est tenu par une seule personne, avec peu d'applications, peu de changements et aucun besoin immédiat de visualiser les dépendances.
- Moins de 30 applications réellement suivies
- Un seul contributeur actif
- Peu de changements applicatifs
- Pas d'audit ou de projet de rationalisation en cours
- Pas de question régulière sur les dépendances
Si ces conditions ne sont plus réunies, le fichier n'est pas mauvais. Il est juste arrivé au bout de ce qu'il peut gouverner.
Les signaux que votre fichier devient un risque#
Le passage à autre chose ne se décide pas sur un nombre magique d'applications. Il se voit dans les situations du quotidien.
Vous ne savez plus quelle version fait foi
Un inventaire SI doit pouvoir répondre à une question simple: quelle donnée est la référence aujourd'hui ?
Si une version est chez l'IT, une autre chez le DAF, une troisième dans un dossier projet, vous n'avez plus un inventaire. Vous avez des copies de travail.
Les owners ne sont pas fiables
Une application sans owner métier clair ne permet pas de décider vite. Une application sans référent IT clair ne permet pas d'agir vite.
Dans Excel, ces informations finissent souvent en colonnes remplies une fois, puis oubliées. Le jour où un owner change de poste, personne ne met à jour le fichier.
Les applications critiques ne sont pas isolables
Pour une PME avec 80 applications, la question n'est pas de tout documenter au même niveau. La priorité est de savoir quelles applications sont critiques, qui les porte, où elles tournent et de quoi elles dépendent.
Si cette information est dispersée entre plusieurs onglets, elle n'est pas exploitable en situation d'audit, d'incident ou de migration.
Les dépendances restent dans les têtes
Excel sait lister. Il sait moins bien relier.
Un SI ne se résume pas à une liste d'applications: Sage 100 alimente la comptabilité, Silae touche la paie, Cegid peut dépendre d'un serveur local, une application métier interne peut échanger avec l'ERP. Ces relations doivent être visibles, pas seulement racontées par la personne qui les connaît.
Le vrai signal d'alerte
Si votre équipe sait répondre "nous avons la liste", mais hésite quand on demande "qu'est-ce qui dépend de quoi ?", votre inventaire n'est pas encore une cartographie exploitable.
Le vrai problème: la gouvernance de l'inventaire#
Le sujet n'est pas Excel contre logiciel. Le sujet est la qualité de votre source de vérité.
C'est pour cela que le Diagnostic Inventaire SI évalue ces quatre dimensions avant de parler d'outil.
Ce qu'il faut préparer avant de migrer#
Une migration réussie ne commence pas par un export. Elle commence par un tri.
Préparer votre inventaire Excel
Pour un premier passage, mieux vaut 70 applications avec 8 informations fiables que 120 lignes avec 30 colonnes vides.
Comment CLARITY reprend un inventaire existant#
CLARITY n'a pas vocation à faire semblant de découvrir automatiquement votre SI. L'outil part de vos données, les structure et les rend exploitables.
Concrètement, vous pouvez reprendre un inventaire Excel existant, l'importer progressivement, puis créer les relations utiles entre applications, infrastructures et domaines métier.
L'objectif est pragmatique: obtenir une première cartographie exploitable en moins d'une heure, puis l'enrichir au fil des décisions, audits et projets.
Quelle approche choisir ensuite ?#
Si Excel suffit encore, gardez-le. Si vous avez seulement besoin d'une image pour un comité, un schéma ponctuel peut suffire. Si vous devez maintenir une source de vérité, il faut passer à une base structurée.
Pour choisir sans entrer dans une bataille de marques, lisez le guide de choix: Excel, schéma, inventaire SI ou CMDB: quelle approche choisir ?.
Pour le point de vue complet, lisez aussi: Reprendre le contrôle de son SI sans déployer une CMDB lourde.
FAQ#
Questions fréquentes
Non. Excel est souvent le bon point de départ. Il devient insuffisant quand l'inventaire doit être partagé, maintenu, relié et utilisé pour décider.
Il n'y a pas de seuil universel. Dans une PME ou une petite ETI, les limites apparaissent souvent autour de 60 à 120 applications, surtout si plusieurs personnes contribuent ou si les dépendances deviennent importantes.
Oui. L'idée est justement de ne pas repartir de zéro: vous reprenez votre inventaire, vous le nettoyez, puis vous le structurez progressivement dans CLARITY.
Conclusion#
Excel n'est pas l'ennemi. Il révèle simplement que votre inventaire SI a grandi plus vite que sa gouvernance.
Le bon passage n'est pas d'un fichier vers un "gros outil". C'est d'un inventaire fragile vers une source de vérité simple, visuelle et maintenable.
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